Assistant(e) administratif(ve) BTS / BST

Aperçu de l’emploi

Nous recherchons une personne dynamique et professionnelle pour rejoindre la plus grande équipe d’exploitation en télécommunications au Québec, occupant un poste clé d'assistant(e) administratif(ve) permanent. Relevant du Directeur exploitation des services extérieurs, cette personne fournira un soutien administratif et organisationnel efficace, assurant la fluidité des opérations quotidiennes par la gestion des communications, des agendas, des documents et la coordination des tâches administratives. La personne idéale contribuera activement au succès de l'équipe par sa rigueur et son professionnalisme.

Principales responsabilités

• Gérer la correspondance entrante et sortante (courriels, appels, courrier postal) en appliquant des protocoles de classification avancés pour assurer une distribution efficace.
• Coordonner et maintenir les agendas complexes, planifier les rendez-vous, les réunions et les déplacements en utilisant des outils de gestion calendaire intégrés, en optimisant les créneaux horaires et les ressources.
• Produire, réviser et mettre en forme avec précision divers documents professionnels tels que des lettres, des rapports détaillés et des présentations, en adhérant rigoureusement aux normes de mise en forme et aux standards de qualité établis.
• Assurer la traduction précise de documents techniques et courants entre le français et l'anglais, en utilisant des glossaires spécialisés et en veillant à la fidélité terminologique.
• Maintenir et mettre à jour les bases de données clients et fournisseurs en appliquant des méthodes de validation, de nettoyage et de structuration des données pour garantir l'intégrité et l'accessibilité informationnelle.
• Administrer les comptes de dépenses, traiter les notes de frais et vérifier les factures conformément aux procédures financières en vigueur, en assurant la conformité et la traçabilité des transactions.
• Mettre en œuvre un suivi rigoureux des actions, des projets et des livrables, incluant la relance proactive des parties prenantes et la mise à jour continue des statuts opérationnels via des outils de suivi dédiés.
• Développer, maintenir et optimiser les systèmes de classement électronique et les référentiels documentaires en appliquant des techniques d'indexation, de métadonnées et de recherche avancée pour une récupération rapide.
• Gérer les fournitures de bureau, les équipements et assister dans l'organisation d'événements, en optimisant les processus d'approvisionnement et de gestion des ressources matérielles.
• Fournir un support technique de base pour les applications bureautiques courantes et les équipements de bureau, en résolvant les incidents mineurs selon des procédures documentées et en escaladant les problèmes complexes.

Qualifications essentielles

• Formation académique : Diplôme d'études collégiales (DEC) en secrétariat, bureautique, administration ou domaine connexe, attestant d'une base solide en gestion administrative.
• Expérience professionnelle : Une expérience pertinente en assistance administrative ou en support opérationnel est un atout significatif.
• Bilinguisme avancé : Maîtrise professionnelle du français et de l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral, permettant une communication fluide et précise avec toutes les parties prenantes internes et externes.
• Maîtrise des outils bureautiques : Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), incluant des compétences avancées en manipulation de données dans Excel (fonctions, tableaux croisés dynamiques) et gestion des flux de messagerie.
• Gestion documentaire et organisation : Maîtrise des techniques d'organisation, de classification, d'indexation et d'archivage de documents (physiques et numériques), en utilisant des méthodes d'organisation et des outils de gestion documentaire.
• Compétences analytiques et résolution de problèmes : Capacité démontrée à analyser des informations, à identifier des tendances, à synthétiser des données et à proposer des solutions efficaces, en appliquant des méthodes d'analyse structurées.
• Gestion de projet et suivi opérationnel : Aptitude à gérer efficacement plusieurs tâches et projets simultanément, à prioriser les actions et à suivre les échéances, en utilisant des techniques de gestion de projet et des outils de suivi des opérations.
• Rigueur et souci du détail : Sens exceptionnel de l’organisation, rigueur méthodologique et une attention méticuleuse aux détails pour assurer la qualité, la précision et la conformité des documents et des processus.
• Maîtrise des systèmes d'information : La maîtrise de SAP est un atout majeur pour la saisie, la mise à jour et la récupération d’informations opérationnelles.

Informations supplémentaires

• ​​​​​Type de poste : cadre, CC1
• Statut d’emploi : permanent, temps plein
• Lieu de travail possible : Boucherville, QC ou Mississauga, ON
• Profile de travail flexible : mobile, les membres de l'équipe sont tenus de travailler au moins trois jours par semaine à leur emplacement de travail principal de BST.
• Date limite de candidature : 2026-02-09

Qu’est-ce qui vous attend chez BST ?

• D’excellents avantages sociaux et une rémunération concurrentielle ;
• Accès à divers rabais et l’achat d’actions de l’entreprise ;
• Des leaders qui soutiennent votre développement grâce au coaching et la gestion des opportunités ;
• Une équipe dynamique, collaborative et créative ;
• Diverses possibilités de développement grâce à des programmes de formation et d’aide à l’éducation ;
• Possibilités d’assumer progressivement de plus grandes responsabilités.