Représentante auprès de la clientèle Solutions clients Bell marchés d'affaires

Nom et description du service embaucheur

Le candidat retenu devra travailler avec de nombreux systèmes informatiques pour communiquer avec les clients, les sous-traitants et les divers intervenants internes afin de répondre aux différentes demandes, d’assurer le suivi et de clarifier les détails des commandes et des factures. Les fonctions comprennent la mise à jour continue des données dans les dossiers des clients et l’émission des bons de travail. La tâche principale du candidat sera de fournir un soutien aux spécialistes de la conception de câblage dans leur travail quotidien et le traitement des commandes.

Tâches / responsabilités

Maintenir le contrôle du processus du début à la fin pour que les clients communiquent avec d’autres services et partenaires afin de coordonner une réponse adaptée aux besoins spécifiques de la clientèle

Préparer et prendre des dispositions pour commander de l’équipement et de la sous-traitance tout en respectant les échéances, et faire le suivi des commandes jusqu’à leur exécution : préparer les propositions avec précision

Mener des activités de prévente et assurer la liaison avec les ventes, le spécialiste en câblage et le fournisseur

Participer aux activités de gestion et de coordination de projet : rencontre avec le spécialiste du câblage, l’expert en soutien à la clientèle (CSE), les sous-traitants et les fournisseurs afin de clarifier les besoins et les problèmes

Recevoir les documents du client et le bon de commande du spécialiste en câblage

S’assurer que les commandes répondent aux exigences opérationnelles (contrat/bon de commande, rabais spécial, entrepôt, renseignements sur l’expédition et la facturation)

Vérifier la date de livraison de la solution et coordonner les dates dans Maestro et SAP

Surveiller l’heure d’arrivée de la livraison de l’équipement et mettre à jour le système Maestro

Si la date de livraison change, vérifiez la disponibilité de l’équipement auprès du fournisseur et coordonnez les activités avec les intervenants internes (Progistix, fournisseurs) et les clients externes

Assure la liaison entre l’équipe des spécialistes du câblage, les sous-traitants, les équipes internes de Bell et Progistix afin de faciliter le traitement des commandes

Assurer l’exécution de la commande et faire un suivi auprès du client pour assurer sa satisfaction

Vérifiez toutes les commandes de modification et l'approbation du client pour assurer l'exactitude de la facturation

Détecter et corriger toute erreur

Transmettez la commande à la facturation

Répondre aux demandes des clients concernant la facturation

Préparer et prendre les dispositions nécessaires pour la commande d’équipement tout en respectant les échéances, et assurer le suivi des commandes jusqu’à leur exécution : préparer les soumissions, les propositions et les contrats avec précision

Exécuter les activités de prévente et assurer la liaison avec l’équipe des ventes et le fournisseur

S’assurer que les commandes répondent aux exigences opérationnelles (contrat/bon de commande, rabais spécial, entrepôt, renseignements sur l’expédition et la facturation)

Assurer l’exécution de la commande et faire un suivi auprès du client pour assurer sa satisfaction

En cas de changement de date, vérifier la disponibilité de l’équipement auprès du fournisseur et coordonner les activités avec les partenaires internes et externes (fabricants) et les clients externes
S’assurer de la livraison de l’équipement.
Vérifier toutes les commandes de modification et l’approbation du client afin d’assurer l’exactitude de la facturation.
Détecter et corriger toute erreur
Répondre aux appels des clients.
Assurez-vous en tout temps que les règles de conformité SOX sont met avec chaque transaction. 
Traiter la facturation des sous-traitants
Effectuer les opérations de crédit et de facturation dans SAP
Émettre un BC de sous-traitance et de matériel
Système principal Utilisé : SAP- BDU - BTMPro -GPI

Compétences / qualifications essentielles

Capacité à effectuer plusieurs tâches
Capacité d’apprendre rapidement de nouveaux systèmes
Aptitudes pour les relations interpersonnelles nécessaires pour faire preuve d’empathie envers les clients qui soulèvent des préoccupations ou qui portent plainte
Aptitudes pour la recherche : recueillir des renseignements de diverses sources pour faire le suivi et la mise à jour des commandes
Souci du détail pour assurer l’exactitude de l’information et tenir des dossiers précis de manière efficace
Connaissance de niveau intermédiaire de Microsoft Office : Word, Excel, Outlook
Assiduité
Souci du détail pour assurer l’exactitude de l’information et tenir des dossiers précis de manière efficace
Possibilité d’extraire des données tout en parlant au téléphone avec les clients
Capacité de travailler dans des délais serrés
Solide planification et organisation
Grande capacité d’adaptation au changement
Capacité de gérer l’ambiguïté
Tolérance au stress et capacité à gérer de multiples dossiers
Autonome
Expérience dans la coordination des problèmes et la liaison avec les fournisseurs et les partenaires

Connaissance de l'anglais et du français sans aucune restriction importante. Dans le cadre de ses fonctions, cette personne sera appelée à interagir avec des parties prenantes anglophones et francophones à travers le Canada

Compétences / qualifications souhaitées

Aptitudes pour la communication verbale nécessaires pour clarifier les points liés aux commandes et aux contrats
Connaissance du module SD de SAP P50 Business (contrats, commandes et facturation)
Connaissance des systèmes UDB/GPI
Connaissance des produits et de la connectivité associés au câblage
Aptitudes pour la communication écrite pour la rédaction de courriels et de notes
Capacité de lire des plans
Connaissance ou BTMPro

Conditions de travail

Une habilité de sécurité de niveau « Cote de fiabilité » est une condition d’emploi qui doit être remplie au moment l’embauche ou dans les 12 mois suivants